Comment préparer un dossier de succession pour son notaire ?

Beaucoup de fausses idées circulent encore sur le rôle que la famille peut ou doit tenir en cas de décès de l’un de ses membres ou proches. La précipitation n’est pas bonne conseillère en la matière et plusieurs règles élémentaires méritent d’être rappelées. Faisons le point sur les délais à respecter et les premières démarches à entreprendre.

Le délai fiscal de 6 mois

Il est inutile, en premier lieu, de se précipiter dans une étude de notaire dès le lendemain du décès. En effet, le délai de règlement d’un dossier de succession est classiquement de 6 mois. Ce délai correspond à une obligation fiscale consistant à acquitter les droits de succession au plus tard à son terme. Lorsqu’il n’y a pas de droits de succession à acquitter, ce délai de 6 mois peut être dépassé sans conséquences en la matière.

Cela dit, le règlement de la succession doit être effectué de préférence dans un court délai dans la mesure où un partage subséquent des biens est souvent nécessaire. Cela évite à des indivisions successorales de perdurer et de générer d’éventuels conflits.

Le choix du notaire de la succession

Avant de contacter n’importe quel notaire en toute hâte, il convient de savoir que le choix du notaire appartient généralement au conjoint survivant ou à l’un des co-héritiers. En pratique, le notaire missionné le premier est fréquemment celui qui conserve le dossier tout au long du déroulement de cette succession.

Il est de commune renommée que le notaire qui a reçu le testament ou la donation entre époux doit obligatoirement être le notaire de la succession. Cette affirmation est totalement fausse.

Si le « notaire de famille » a le mérite d’être souvent la mémoire vivante de celle-ci, il n’en demeure pas moins que le choix de ce notaire reste libre. En cas de conflits sur le choix à faire entre deux ou plusieurs professionnels proposés par le conjoint ou les héritiers, le notaire le plus âgé dans son exercice professionnel aura la priorité.

La répartition des rôles

Une fois ce notaire choisi, il convient de préparer son dossier dans un délai simplement raisonnable. Il est recommandé de contacter le notaire dans la semaine du décès (sous 8 jours environ) afin de ne pas perdre de temps.

Il ne faut pas chercher à se substituer à son notaire dans le règlement d’une succession. Il est en effet l’interlocuteur privilégié qui s’occupe en principe de tout, sous sa pleine et entière responsabilité (sous réserve toutefois des informations et pièces que vous lui communiquez).

Reste toutefois à orienter et piloter le notaire en lui transmettant les premières pièces essentielles. Parmi celles-ci figurent notamment les suivantes, dans leur version originale :

• extrait d’acte de décès en deux exemplaires ;
• testament et donations entre époux éventuellement conservés au domicile du défunt ou au coffre ;
• liste des comptes bancaires et financiers ouverts auprès des différents établissements (numéros de comptes et coordonnées de ces établissements) ;
• liste des contrats d’assurance-vie ou d’assurance-décès souscrits (numéros de contrats et coordonnées de ces établissements) ;
• liste des pensions et retraites, ou des entreprises dont le défunt tirait sa rémunération (numéros de comptes et coordonnées de ces établissements) ;
• coordonnées du syndic de copropriété ;
• actes de propriété ;
• actes des prêts bancaires ou reconnaissances de dettes ;
• factures impayées reçues au domicile du défunt.

Le notaire vous communiquera une liste plus complète, mais ces premiers éléments sont primordiaux pour lancer le dossier. La seule urgence à considérer, le cas échéant dès le lendemain du décès, porte sur la nécessité de bloquer les comptes bancaires. Cela peut être indispensable en cas de suspicions entre héritiers, lorsque l’un d’entre eux bénéficie par exemple d’une procuration sur les comptes.

Dès que les établissements bancaires sont avertis du décès, le fonctionnement des comptes est interrompu. En cas d’urgence, les héritiers peuvent alors écrire eux-mêmes aux banques en leur communiquant un extrait d’acte de décès. À défaut, il entre dans les attributions classiques du notaire de s’en charger.

Si des courriers sont adressés par ces héritiers à différents organismes, il faut impérativement leur confier les coordonnées du notaire choisi.

Enfin, en cas de conflits entre héritiers, chacun peut également s’entourer de son propre notaire. Celui-ci ne sera toutefois rémunéré qu’en cas de partage, sinon sur honoraires libres. Dans pareille configuration, l’intervention d’un avocat peut également s’avérer utile si elle assure la défense des intéressés ou garantit un lien avec le notaire. Les relations sont souvent plus paisibles entre professionnels avertis.