Ouverture d’une succession : les règles à connaître

Le décès d’un proche laisse souvent son entourage totalement démuni face aux formalités administratives et juridiques à accomplir. Les démarches concernant la succession étant obligatoires, nous vous proposons de rappeler son déroulement et ses règles.

La saisine du notaire

Il est recommandé de charger un notaire du règlement de la succession le plus rapidement possible, le cas échéant dès le lendemain du décès. La règle est celle d’un notaire unique. Ce notaire peut être choisi par le conjoint survivant ou les héritiers. Il peut l’être également par le défunt lui-même s’il est notamment gardien de son testament dans le coffre de son étude, voire nommé spécifiquement à cet acte.

Le prix de la course veut parfois qu’un héritier choisisse un notaire pour cette succession, alors qu’un autre héritier s’était précipité avant lui pour choisir le sien. En pratique, le premier qui lance le dossier est souvent prioritaire. À défaut, des règles déontologiques trouvent leur application pour les départager en cas de conflits.

L’interrogation du fichier central des dispositions de dernières volontés sera la première action du notaire, afin de savoir si le défunt avait ou non établi un testament. Pour cette raison, un ou plusieurs extraits d’actes de décès devront être remis par les héritiers en priorité au notaire.

Les diligences du notaire

La cohorte des actes de succession s’impose rapidement. Le premier d’entre eux portera sur l’ouverture et le dépôt du testament lui-même. Cela suppose la convocation des parties à l’étude (conjoint et héritiers) afin de leur donner notamment lecture de son contenu.

Le deuxième acte immédiatement indispensable est l’acte de « notoriété » qui, comme son nom l’indique, a vocation à constater la dévolution successorale en indiquant l’identité du conjoint et des héritiers du défunt. L’objectif essentiel est ici de faire déclarer aux parties qu’il n’existe notamment pas d’autres héritiers naturels susceptibles d’être nés hors mariage ou hors union.

Notons qu’il est hautement recommandé d’établir cet acte de notoriété même si le patrimoine du défunt est inexistant. En effet, ce document pourra être essentiel si l’on découvre ultérieurement qu’un « cousin d’Amérique » avait précédemment légué sa fortune au défunt, lequel pourra alors la transmettre lui-même à ses propres héritiers.

Le notaire a la responsabilité d’établir une déclaration de succession dans le délai de 6 mois à compter du décès, délai fiscal imposé par la loi pour le paiement des droits de succession. Si ce délai n’est pas respecté, des pénalités et majorations sont susceptibles d’être infligées, si du moins l’actif successoral génère des droits. En dessous d’un certain seuil d’actif brut successoral, son établissement n’est pas obligatoire (50 000 € pour une succession en ligne directe et 3 000 € dans les autres cas).

Dans ce même délai de 6 mois, le notaire a la lourde charge de centraliser l’ensemble des pièces et documents de cette succession, mais également de collecter l’intégralité des avoirs et fonds disponibles du défunt pour les conserver à sa comptabilité. Et ce, pour payer les factures en cours ou les droits de succession à prévoir.

Il est urgent de contacter en priorité les établissements bancaires et financiers, autant que les administrations fiscales et sociales, afin de les prévenir du décès. Cette information peut leur être confiée soit par le notaire, soit par le conjoint ou les héritiers eux-mêmes, soit par tout autre mandataire habilité. L’intérêt de cette démarche est spécialement de suspendre l’utilisation des comptes ouverts au nom du défunt, ce qui bloque parallèlement tous prélèvements, tous virements et tous retraits sur les comptes bancaires comme les produits financiers. Cela évitera la tentation de certains héritiers d’utiliser ces comptes à des fins personnelles dans l’intervalle.

Le même notaire interrogera ultérieurement ces mêmes établissements et administrations afin de faire le point sur l’état de l’actif et du passif. Il devra également émettre des attestations de créanciers permettant à ces derniers de faire valoir leurs créances auprès de la succession (pompes funèbres par exemple).

Sachez que le conjoint ou l’un des héritiers ou légataires peut également se faire librement assister d’un second notaire, voire d’un avocat, qui interviendront alors en qualité de conseils à côté du notaire officiellement en charge de l’ouverture et du suivi de cette succession.